做好异地商会秘书长工作需“五要”

2021-02-21
新闻来源: 重庆市四川商会
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要当好异地商会的秘书长,就要一切站在商会的大局上思考问题和安排工作,站在领导集体高度团结的基础上,真诚、巧妙地帮助大家统一意见,达成共识,这样,秘书长才能与全体成员一起齐心协力,做好工作。

 

商会发展有其特殊性。纵观异地商会的发展历程,我们不难看出商会是靠乡情、同乡文化、项目投资及会长的人格魅力凝聚力量“抱团出击”实现快速发展的。要真正使商会发挥应有的作用,履行其职责,就要有强有力的内部管理,而强有力的内部管理少不了一个得力的秘书处团队,得力的秘书团队得有一个优秀的带头人——秘书长。

 

究竟怎样才能当好异地商会的秘书长呢?我个人体会要做到“五要”。

 

一、要当好秘书长,就要摆正位置,准确定位,放平心态,看轻自己

 

这是做好秘书长工作的首要前提。因为,如果对秘书长位置定位不准确,工作思路、工作方法和方式、甚至与人交流工作时的话语、语气就会有偏差,千万别小看这点偏差,它会给工作带来实质影响。作为商会领导的助手,要加强学习,提高政治素养和业务水平;作为商会领导的参谋,要加强自身品德的修养,摆正角色,找准位置,即不可越位也要懂得配合。越是重要越要审视自我,切记不能高高在上,目空一切,要用平和的心态、谦虚的态度去做人做事,放平心态,在地位、名利上真正看轻自己的份量,而在业绩上真正体现自己的份量。定位对了,心态平了,秘书长工作才能有一个良好的开端。

 

二、要当好秘书长,就要具备“三心”和“三有”的心胸与胆略

 

异地商会是个极其特殊的群体,成员均来自不同行业、不同领域的经济体,身价各异,想法各异,是商会的宗旨和理念把大家聚集在一起,为了实现商会与会员企业共同发展的目标,作为秘书长就要具备“三心”和“三有”的心胸与胆略。


“三心”指爱心、责任心和包容心。对商会、对会员有了爱心,才能加强与会员、理事、副会长的沟通和交流,才能让他们感到被重视、被关心和被需要;有了责任心,才能心甘情愿的任劳任怨;有了包容心,才能心胸开阔,不计前嫌。


“三有”指秘书长要有想法、有思路、有目标,才能站在商会的角度,想商会的发展、议会员的强大、谋团队的共赢。可见,具备“三心”和“三有”是秘书长做好工作的基础。

 

三、要当好秘书长,就要具备“四会”和“四种能力”

 

俗话说,打铁还需自身硬。作为秘书长要具备“四会”,即会说、会写、会谈、会悟。之外,还要有过硬的能力意识,至少要具备“四种能力”,即善于为人处事的能力、善于统筹工作的能力、善于总结改进的能力、善于学习实践的能力。因为在工作中,秘书长既承担着商会的管理工作,又兼有许多事务性工作,这就要求秘书长既要有管理者的素质,还要有扎实的实干能力和实干精神。


把四种能力具体展开来讲,就是要有领导能力、管理能力、表达能力、应变能力、组织能力、协调能力、判断能力、分析能力、执行能力和解决问题的能力,最关键的还要有一个特别重要的能力——思考问题的能力,如会员关心什么、会员需要什么等等这些应该考虑和必须考虑的问题。


只有知道了这些,才能有针对性地开展工作。会员关心什么,就了解什么、研究什么,会员需要什么,就提供什么。这样,商会才有凝聚力和向心力,秘书长工作也才能推舟顺水,做到最好。

 

四、要当好秘书长,就要有特别端正的工作态度和独到、有效的工作方法

 

秘书长工作岗位特殊,任务艰巨,可以说是好事坏事的集散地,大多数人的问题焦点都会交集在秘书长身上。因此,态度很重要,它会影响行为;方法很重要,它会决定事情的成效。端正的工作态度和独到有效的工作方法是做好秘书长工作的基本条件。


我从以下六个方面与大家共同分享:


一是工作中要眼观六路,耳听八方。不仅要处处留心搜集会员企业情况,还要注意领会领导的思想动态;不仅要做到自己的思维、行动与领导意图合拍,还要超前思维、未雨绸缪。


二是工作中要精益求精。要有速度意识,做到急事急办、快事快办、特事特办;力求考虑问题有超前意识,争取凡事快半拍、早半拍、抢半拍。


三是工作中要做到身勤心细。无论是办文,还是办事,都要做到细致周到,处置恰当,还要认真对待每一个电话、每一次待人接物、每一次活动组织,凡事做到有计划、有汇报、有安排、有检查、有落实。


四是工作中要真诚的向上沟通、向下沟通和横向沟通。因为工作的关系,秘书长少不了要与政府部门、社会各界、商会领导、会员企业和秘书处员工沟通工作,交流合作。无论与上级、下级还是同级都要以真诚的态度,认真对待。


五是遇事不浮躁、不抱怨、多沟通、多交流。做好这“两不两多”,就能在为人处事中有效地把控自己的情绪,但凡情商高者,都能通过有效的工作方法收获到事半功倍的效果。俗话说,通气,才能顺气;顺气,才能心平气和;心平气和才能做好工作。这不仅考验人品和价值观,更多的是考验情商。有什么样的价值观就有什么样的行为准则和行事方法。


六是工作中要正确对待批评和指责。人非圣贤,孰能无过。工作中免不了会出现一些差错,有时候甚至还要承担莫须有的过错,这时候,秘书长就要拿得起,放得下,丢下烦恼,大胆工作,让事实说话。这点是最难做到的,又是不能不做的,我相信只要我们真正成为一个有态度、有方法的秘书长,秘书长工作就能轻松简单,做到更好。

 

五、要当好秘书长,就必须培养一支具有较强学习力、战斗力和执行力的工作团队

 

没有一个人可以包揽一切,秘书长要更注重工作团队的建设。一定要给予员工认同与肯定,这样可以使他们增强自信心,促进他们成长和进步。在强化制度管理,严格纪律要求的同时,要创造和谐的工作环境,营造比、学、赶、帮、超的良好氛围,在团结、紧张、严肃、活泼中提高员工的工作质量和效率,促进商会稳中求进,健康发展。


真正明白商会是我家,维护靠大家,只有了解商会,才能有服务好商会的工作意识,并使之成为一种工作精神、一种工作常态。有了这样的工作团队,我们就能在兼顾全面的前提下轻松完成秘书长使命。

 

综上所述,要当好异地商会的秘书长,就要一切站在商会的大局上思考问题和安排工作,站在领导集体高度团结的基础上,真诚、巧妙地帮助大家统一意见,达成共识。这样,秘书长才能与全体成员一起齐心协力,做好秘书处工作。


作者:王丽芳,云南省温州商会秘书长。